Vorlagen (Textbausteine)

Mit Vorlagen schreiben Sie wiederkehrende Nachrichten nur einmal, z. B. Eingangsbestätigung, Einladung oder Absage. Vorlagen können Sie per Klick einfügen oder automatisch versenden lassen, sobald eine Bewerbung eine bestimmte Stufe erreicht.

Voraussetzung: Sie sind in Ihrem spedijobs-Unternehmenskonto angemeldet.

Schritt 1: Vorlagen öffnen

Klicken Sie in der linken Seitenleiste unter Kommunikation auf Vorlagen.

Sie sehen alle Vorlagen mit Name, Typ, Sprache, Auslöser und ob sie automatisch gesendet werden.

Tipp: Mit Standardvorlagen laden übernehmen Sie fertige Vorlagen von spedijobs und passen sie anschließend an.

Schritt 2: Neue Vorlage anlegen

Klicken Sie auf Neue Vorlage.
Geben Sie einen Namen ein, z. B. „Einladung Telefoninterview“.
Wählen Sie den Typ, z. B. E-Mail.
Geben Sie Betreff und Nachricht ein.

Schritt 3: Platzhalter einfügen

Platzhalter werden beim Versand automatisch durch die passenden Daten ersetzt. Klicken Sie unter Platzhalter einfügen auf den gewünschten Eintrag:

Bewerber: E-Mail, Vorname, Nachname, Bewerbername, Telefon
Unternehmen: Firmenstandort, Firmenname, Recruiter E-Mail, Recruiter Name, Recruiter Telefon
Interview: Interviewdatum, Interviewort, Interviewzeit
Stelle: Arbeitsort, Stellentitel
System: Bewerbungslink, Kandidatenportal-Link

Beispiel: „Hallo [Vorname], vielen Dank für Ihre Bewerbung als [Stellentitel].“

Schritt 4: Sprache wählen

Wählen Sie unter Sprache die Sprache der Vorlage. 13 Sprachen stehen zur Verfügung.

Tipp: Legen Sie wichtige Vorlagen in den Sprachen Ihrer Bewerber an, z. B. Polnisch oder Rumänisch.

Schritt 5: Automatik festlegen (optional)

Automatischer Trigger: Wählen Sie eine Stufe im Kanban-Board, z. B. „Interview“. Mit dem Schalter Automatisch senden wird die Vorlage verschickt, sobald eine Bewerbung in diese Stufe kommt.
Nach Versand verschieben nach: Nach dem manuellen Versand der Vorlage wird die Bewerbung automatisch in die gewählte Spalte verschoben, z. B. nach einer Absage in „Abgelehnt“.

Schritt 6: Erstellen

Klicken Sie auf Erstellen.

Die Vorlage steht jetzt in der Inbox und im Kanban-Board unter Vorlage zur Verfügung.

Inbox Ansicht:

Vorlagen verwalten

In der Liste können Sie jede Vorlage bearbeiten, kopieren, löschen oder über Test senden vorab an sich selbst schicken.

E-Mail-Design anpassen

Über E-Mail Design gestalten Sie Kopf- und Fußzeile, die automatisch um jede E-Mail gelegt werden:

Klicken Sie auf E-Mail Design, um den Bereich aufzuklappen.
Fügen Sie über Logo einfügen Ihr Logo ein und passen Sie Kopfzeile (Header) und Fußzeile (Footer) an.
Prüfen Sie das Ergebnis in der Vorschau und klicken Sie auf Design speichern.

Gut zu wissen

Prüfen Sie automatisch versendete Vorlagen besonders sorgfältig. Sie gehen ohne erneute Kontrolle an Bewerber.
Testen Sie neue Vorlagen mit Test senden, bevor Sie sie verwenden.

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